Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn được dùng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Để đảm bảo việc triển khai sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng được tốt nhất, trong bài viết này sẽ liệt kê chi tiết những nguyên tắc lập hóa đơn, cách lập hóa đơn điện tử thay thế trong trường hợp có sai sót.

Nguyên tắc một: Quy định về nội dung trên hóa đơn

Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng người dùng cần phải chú ý ghi đầy đủ các nội dung trên hóa đơn

.
– Thứ nhất: Lập hóa đơn đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

– Thứ hai: trên hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa;

– Thứ ba: Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai và không sử dụng mực đỏ;

– Thứ tư: Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

– Thứ năm: trong trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì doanh nghiệp không phải gạch chéo.

hóa đơn giá trị gia tăng

Nguyên tắc thứ 2: Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. 

Đối với nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

Nguyên tắc thứ 3: Hoá đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

– Đối với trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì:

+ Tổ chức kinh doanh cần phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.

+ Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn đúng theo nguyên tắc theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Khi nào thì hóa đơn được sử dụng bảng kê đính kèm? 

– Đối với trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì:

+ Tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm.

+ Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

Như vậy, đối với hóa đơn giá trị gia tăng, người lập cần đảm bảo đáp ứng đủ các nguyên tắc trên để đảm bảo hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ. Bên cạnh đó là việc nắm bắt các nghiệp vụ xử lý hóa đơn trong trường hợp hóa đơn có sai sót để có thể xử lý một cách tốt nhất.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bởi sự tiện lợi, tính tiết kiệm và hiệu quả của loại hình hóa đơn này. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng điện tử, các doanh nghiệp cần phải lưu ý lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng để đảm bảo được sử dụng những mẫu hóa đơn hợp pháp, tránh tình trạng trên hóa đơn bị thiếu, sai những nội dung bắt buộc. Bên cạnh đó, với mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đa dạng, cũng sẽ mang đến cho quý khách những sự lựa chọn đảm bảo đáp ứng với nhu cầu của doanh nghiệp mình. 

Báo cáo sử dụng hóa đơn cần phân biệt xóa bỏ và hủy hóa đơn

Hy vọng qua bài viết đã giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những nguyên tắc khi lập hóa đơn giá trị gia tăng.