Trong thời đại công nghệ số, đặc biệt là ngành kế toán, hóa đơn điện tử đang dần trở nên thông dụng. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều người đang thắc mắc về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử, về việc ký lùi ngày trên hóa đơn điện tử có hợp lệ không? Hãy cùng tìm hiểu những vướng mắc đó qua bài viết dưới đây:

Trước hết cần hiểu rõ Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hang hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hang hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

ký  lùi ngày hóa đơn điện tử

Ngày lập hóa đơn điện tử cần lưu ý gì?

– Ký hiệu viết tắt trên hóa đơn điện tử: Phần tiêu thức của hóa đơn điện tử bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán không bị hạn chế số ký tự như đối với hóa đơn giấy. Quy cách viết tắt khi tạo lập hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 16, mục 2 khoản B của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 1/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010.

-Số lượng trang của hóa đơn điện tử: Theo điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Hóa đơn điện tử có định dạng điện tử nên không có quy định về số dòng trên một hóa đơn. Khi số trang của hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 thì phần đầu trên trang sau sẽ hiển thị cùng số hóa đơn như trang đầu, cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua, bên bán bằng Tiếng Việt không dấu theo công thức: “tiep theo trang truoc – trang A/B” trong đó A là số thứ tự của trang, B là tổng số trang hóa đơn.

– Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy: Bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hình thức hóa đơn giấy một lần duy nhất nhằm đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi. Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đảm bảo những yêu cầu sau: Đảm bảo tính toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; Có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn này được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Có dòng chữ  phân biệt với hóa đơn giấy thông thường (Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử); Có đầy đủ chữ ký và họ tên của người đại diện bên bán.

– Lùi ngày xuất hóa đơn điện tử: Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính quy định rõ: Hóa đơn điện tử cần đảm bảo ghi đúng thời gian khởi tạo và xuất hóa đơn. Mọi hành vi lùi ngày xuất hóa đơn hay hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Ngày ký hóa đơn điện tử cần lưu ý:

-Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Thông tư số 96/2015/TT-BTC: Hóa đơn điện tử không có ngày ký không hợp lệ bởi hóa đơn điện tử bắt buộc phải có ngày ký.

-Người bán hoàn thành việc cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn ngay khi hoàn thành dịch vụ. Trường hợp người bán lập hóa đơn điện tử có ngày lập khác ngày ký thì hóa đơn này không phù hợp, không hợp lệ.

Lợi ích của việc kê khai thuế qua mạng

Hạn chót đăng ký hóa đơn điện tử

Như vậy, khi tiến hành lập hóa đơn điện tử, trên hóa đơn đã có sẵn thời gian, thời điểm lập hóa đơn, việc xuất và ký hóa đơn điện tử lùi ngày là hành vi phạm pháp và có thể bị phạt tiền, xử lý theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần nắm rõ những lưu ý trên để trong quá trình xử lý nghiệp vụ tránh mắc sai lầm.